ساخت ايميل سازماني

در Office 365 ، مي توانيد آدرس هاي ايميل شركت مانند فروش ، پشتيباني يا شغل ايجاد كنيد كه مشتريان شما مي توانند از آنها براي ارتباط با بخش ها يا گروه هاي خاص استفاده كنند.
در Outlook ، در صفحه اصلي ، گروه جديد را انتخاب كنيد.
در كادر ايجاد گروه ، يك نام گروه ، توضيحات و طبقه بندي اختياري وارد كنيد.
اگر مي خواهيد همه افراد شركت پيام هاي دريافتي را در پوشه گروه خود ، تحت "حريم خصوصي" مشاهده كنند ، عمومي را انتخاب كنيد.
براي اطمينان از ورود همه ايميلها به صندوق ورودي همه ، كادر انتخاب ايميل و رويدادها را به صندوق ورودي اعضا انتخاب كنيد.
ايجاد را انتخاب كنيد.
در زير Add اعضا ، كارمنداني را كه مي خواهيد ساخت ايميل سازماني را دريافت كنيد ، انتخاب كنيد و سپس افزودن اعضا را انتخاب كنيد.
در زبانه صفحه اصلي در Outlook ، تنظيمات گروه> ويرايش گروه را انتخاب كنيد.
در كادر ويرايش گروه ، كادر تأييد گروهي را بگذاريد به افراد خارج از سازمان ايميل بزنيد و سپس OK را انتخاب كنيد.در Office 365 ، مي توانيد آدرسهاي ايميل براي شركت خود مانند فروش ، پشتيباني يا شغل ايجاد كنيد كه مشتريان شما مي توانند از طريق سؤالات از طريق ايميل به آنها پاسخ داده و پاسخ دهند.
براي شروع ، Outlook را باز كنيد. گروه جديد را انتخاب كنيد. نامي را كه مي خواهيد از آن استفاده كنيد ، مانند پشتيباني ، وارد كنيد. توضيحي بدهيد طبقه بندي اختياري است. اگر مي خواهيد همه افراد در شركت بتوانند پيامهاي دريافتي را در پوشه گروه خود مشاهده كنند ، حريم خصوصي را به عمومي تغيير دهيد. براي اطمينان از ورود همه ايميلها به صندوق ورودي همه ، اين گزينه را بررسي كنيد. به اين ترتيب ، آنها چيزي را از دست نمي دهند. ايجاد را انتخاب كنيد.
مشخص كنيد كه كارمندان بايد ايميل ها را دريافت كنند. افزودن اعضا را انتخاب كنيد.
اكنون يك گروه براي پشتيباني داريد.

براي اينكه مشتريان خود به آنها ايميل ارسال كنند ، به تنظيمات گروه> ويرايش گروه برويد.
كادر را علامت بزنيد تا افراد خارج از سازمان به گروه ايميل ارسال كنند. سپس OK را انتخاب كنيد.
گروه شما آماده استفاده است. مشتريان شما هم اكنون مي توانند ايميل را براي پشتيباني در شركت شما ارسال كنند.

نام خود را تبليغ كنيد نه شخص ديگريايجاد يك آدرس ايميل كسب و كار كه مطابق با نام تجاري شما باشد باعث مي شود برند شما را با سهولت به خاطر آوردن مشتريان به شما رونق دهد. همچنين مشتريان بيشتر از ايميل ارائه دهنده هاي رايگان مانند gmail يا hotmail ايميل هايي را كه از آدرس هاي ايميل حرفه اي آمده است ، باز مي كنند. همچنين مي توانيد آدرس هاي اضافي براي بخش هاي مختلف شغلي خود ، مانند support@yourbusiness.com يا sales@yourbusiness.com ايجاد كنيد.شامل تمام ويژگي هاي مورد نياز شما مي باشدهمه محصولات ايميل ما در همه دستگاه هاي شما همگام سازي مي شوند ، ارسال ايميل را دارند و با پشتيباني از صادرات استاندارد مي شوند. همچنين مي توانيد نام دامنه تطبيق رايگان و انتخاب پسوند دامنه ، از جمله رايج هميشه رايج را دريافت كنيد.آدرس ايميل كسب و كار چيست و چرا به آن احتياج داريد؟يك آدرس ايميل حرفه اي كسب و كار ، نام شركت شما را به جاي حساب عمومي gmail يا yahoo ، به عنوان مثال: john@stargardening.com
اكثر مبتديان از حسابهاي ايميل رايگان تجاري استفاده مي كنند بدون نام دامنه اي كه خيلي حرفه اي نيستند. به عنوان مثال: john.smith2019@gmail.com يا jsmithfromstargardening@yahoo.com.
از آنجا كه هر كسي مي تواند اين حساب هاي ايميل عمومي را ايجاد كند ، اعتماد به مشتريان و مشاغل ديگر سخت تر مي شود به چنين آدرس هاي ايميل به عنوان حساب هاي ايميل مشاغل قانوني اعتماد كنند.
در زير 4 دليل برتر چرا به يك آدرس ايميل حرفه اي براي تجارت خود نياز داريد:
آدرس ايميل سفارشي حرفه اي تر به نظر مي رسد.همچنين كوتاه و آسان به خاطر سپردن است.يك آدرس ايميل حرفه اي كسب و كار به شما كمك مي كند تا اعتماد مشتري به عنوان يك تجارت مشروع را جلب كنيد.ارسال ايميل با نام تجاري خود به شما امكان مي دهد تا با هر ايميلي كه ارسال مي كنيد ، مارك خود را ارتقا دهيد.بهترين بخش اين است كه مي توانيد آدرس ايميل شخصي خود را به صورت رايگان دريافت كنيد ، به اين معني كه هيچ بهانه اي براي عدم دريافت آن وجود ندارد.
اگر مي خواهيد مشتريان و مشاغل ديگر شما را جدي بگيرند ، بايد بلافاصله استفاده از يك آدرس ايميل حرفه اي تجاري را شروع كنيد.
براي ايجاد يك آدرس ايميل كسب و كار به چه چيزي نياز داريد؟براي ايجاد يك آدرس ايميل رايگان براي تجارت ، بايد نام دامنه و يك وب سايت داشته باشيد.
پس از آن ، شما به يك ارائه دهنده خدمات ايميل براي اداره ايميل هاي تجاري خود نياز خواهيد داشت.
چند راه حل مختلف وجود دارد كه مي توانيد براي ايجاد يك آدرس ايميل حرفه اي تجارت استفاده كنيد.
ما دو روش مختلف را به شما نشان خواهيم داد و شما مي توانيد يكي از روش هاي مورد نياز خود را انتخاب كنيد.
روش اول رايگان و با نسبتاً آسان تنظيم است در حالي كه روش دوم هزينه كمي دارد اما ويژگيهاي بسيار بيشتري را ارائه مي دهد.
روش 1. ايجاد آدرس ايميل كسب و كار به صورت رايگاناين روش تقريباً براي همه كساني كه وب سايت دارند ، آسان و در دسترس است. اين امكان را به شما مي دهد تا به صورت رايگان يك آدرس ايميل تجاري ايجاد كنيد.
هنگام ايجاد يك وب سايت تجاري كوچك ، شما نياز به خريد دامنه و ثبت نام براي ميزباني وب داريد.
آنچه بيشتر مبتديان نمي دانند اين است كه بسياري از شركت هاي ميزبان وردپرس ويژگي هاي ايميل تجارت الكترونيكي رايگان را به عنوان بخشي از بسته بندي ارائه مي دهند.
به طور معمول ، يك نام دامنه در هر سال 14.99 هزينه دارد و ميزباني وب سايت از 7.99 دلار در هر ماه شروع مي شود. اگر قرار بود از يك سرويس ايميل پولي استفاده كنيد ، مي توانيد براي هر حساب ايميل 5 دلار ديگر اضافه كنيد.
خوشبختانه ، Bluehost ، يكي از بزرگترين شركت ميزبان وردپرس در جهان ، موافقت كرده است كه به كاربران WPBeginner نام دامنه رايگان و 60٪ تخفيف ميزباني را ارائه دهد.
اين بدان معناست كه مي توانيد وب سايت كسب و كار خود را با 2.75 دلار در ماه شروع كنيد (و اين يك آدرس ايميل رايگان براي تجارت است).روش 2. ايجاد آدرس ايميل تجاري با استفاده از G SuiteGoogle آدرس ايميل حرفه اي كسب و كار را با G Suite ارائه مي دهد كه شامل Gmail ، اسناد ، درايو و تقويم براي مشاغل است.
اين روش رايگان نيست ، اما به شما امكان مي دهد تا از Gmail براي نامه الكترونيكي شغلي خود با نام تجاري خود استفاده كنيد.
گرچه هزينه كمي وجود دارد ، مزاياي بسياري دارد:
شما براي ارسال و دريافت ايميل از رابط و برنامه هاي آشناي Gmail استفاده خواهيد كرد.Google از فن آوري بسيار برتر برخوردار است كه تضمين مي كند ايميل شما بلافاصله تحويل داده مي شود ، و در پوشه هاي هرزنامه تمام نمي شوند.شركت ميزبان وب سايت شما منابع سرور را به اشتراك گذاشته است. اين بدان معناست كه آنها نمي خواهند ايميل هاي زيادي ارسال كنيد. از طرف ديگر Gmail به شما امكان ارسال روزانه 2000 ايميل را مي دهد.ما از G Suite براي آدرس ايميل تجاري خود در اينجا در WPBeginner استفاده مي كنيم.
گفته مي شود ، اجازه دهيد نگاهي به نحوه راه اندازي آدرس ايميل تجاري با استفاده از G Suite بياندازيم.

در مقاله ما نحوه اضافه كردن ركوردهاي MX را در Bluehost به شما نشان خواهيم داد ، اما تنظيمات اصلي در مورد همه هاست و ثبت دامنه يكسان است. در اصل ، شما به دنبال تنظيمات DNS تحت نام دامنه خود خواهيد بود.
به داشبورد ميزبان Bluehost خود وارد شويد و روي "دامنه" كليك كنيد. در صفحه بعد ، نام دامنه خود را انتخاب كرده و سپس روي پيوند "مديريت" در كنار گزينه DNS Zone Editor كليك كنيد.
تنظيمات نام دامنه
اكنون Bluehost ويرايشگر منطقه DNS شما را باز خواهد كرد. شما بايد به صفحه تنظيمات G Suite خود برگرديد و كادر انتخاب كنيد كه مي گويد: "من صفحه كنترل نام دامنه خود را باز كردم".
سوابق G Suite MX
اكنون سوابق MX را كه بايد وارد كنيد به شما نشان مي دهد. همچنين پيوندي به مستندات خواهيد ديد كه چگونه مي توانيد اين پرونده ها را به ده ها ميزبان و ارائه دهنده خدمات دامنه اضافه كنيد.
در اينجا نحوه اضافه كردن اين اطلاعات به تنظيمات DNS Bluehost اضافه شده است:
اضافه كردن ركوردهاي MX در Bluehost
براي ذخيره آن ، روي دكمه "اضافه كردن ضبط" كليك كنيد. پس از آن فرايند را تكرار كنيد تا هر پنج خط به عنوان ركوردهاي MX اضافه شود.
پس از اتمام ، به تنظيمات G Suite برگرديد و كادر كنار "من سوابق جديد MX را ايجاد كردم" را علامت بزنيد.
سوابق MX جديد ايجاد كرد
از شما خواسته مي شود پرونده هاي MX موجود را كه هنوز به ثبت نام ميزبان وب سايت يا نام دامنه خود اشاره مي كنيد ، حذف كنيد.
براي انجام اين كار ، شما بايد به ويرايشگر منطقه DNS خود برگرديد و به قسمت Record MX برويد. سوابق MX را كه قبلاً ايجاد كرده ايد همراه با يك ركورد قديمي MX كه هنوز به وب سايت خود نشان مي دهند ، خواهيد ديد.
سوابق MX قديمي را حذف كنيد
براي حذف آن ، روي دكمه حذف كنار ركورد قديمي MX كليك كنيد.
پس از آن ، به صفحه تنظيمات G Suite برگرديد و جعبه اي را كه مي گويد "من پرونده هاي MX موجود را حذف كردم" بررسي كنيد.
سوابق MX را ذخيره كنيد
از شما خواسته مي شود سوابق MX خود را ذخيره كنيد. براي برخي از ارائه دهندگان ، هنگامي كه سوابق MX را اضافه كنيد ، آنها در حال حاضر ذخيره شده اند ، براي برخي ديگر ممكن است شما نياز داشته باشيد كه ركوردهاي MX را به صورت دستي ذخيره كنيد.
پس از ذخيره كردن پرونده هاي MX ، كادر انتخاب كنيد "من ضبط هاي MX را ذخيره كردم" در تنظيمات G Suite.
ايميل دامنه و تنظيم را تأييد كنيد
پس از آن براي خروج از جادوگر تنظيم ، بايد روي دكمه "تأييد دامنه و تنظيم ايميل" كليك كنيد.
مرحله 4. مديريت ايميل در G Suite
G Suite مديريت حساب ايميل خود را بسيار آسان مي كند. براي بررسي ايميل خود يا استفاده از برنامه هاي رسمي Gmail از طريق تلفن خود ، مي توانيد به سادگي به وب سايت Gmail مراجعه كرده و ايميل دريافت كنيد.
بايد با استفاده از آدرس ايميل مشاغل خود به عنوان نام كاربري خود وارد شويد.
براي ايجاد آدرس هاي ايميل كسب و كار بيشتر ، به سادگي به كنسول G Suite Admin برويد. از اينجا مي توانيد كاربران جديدي اضافه كنيد ، پرداخت كنيد و تنظيمات حساب G Suite خود را تنظيم كنيد.
پانل كنترل اداري G Suite
سؤالات متداول درباره آدرس ايميل كسب و كاردر زير برخي از متداول ترين سؤالات كاربران ما در مورد آدرس هاي ايميل كسب و كار و نحوه استفاده از آنها وجود دارد.
1. آيا مي توانم به صورت رايگان آدرس ايميل سفارشي براي شغل خود ايجاد كنم؟
اگر از Bluehost استفاده مي كنيد ، پس بله مي توانيد به صورت رايگان پيش برويد و به صورت رايگان حساب هاي ايميل ايجاد كنيد (شما 5 اكانت ايميل با حساب هاي اصلي و نامحدود با برنامه هاي اضافه و انتخاب به دست مي آوريد).
اگر از G Suite استفاده مي كنيد ، مي توانيد نام مستعارهاي الكترونيكي ايجاد كنيد كه آدرس هاي جداگانه اي براي همين حساب ايميل هستند. با اين حال ، اگر مي خواهيد يك حساب كاربري جديد يا يك كارمند جديد اضافه كنيد ، براساس برنامه خود هزينه دريافت مي كنيد.
2. آيا مي توانم بدون دامنه ايميل الكترونيكي تجاري ايجاد كنم؟
خير ، شما نمي توانيد يك حساب كاربري ايميل رايگان و بدون دامنه ايجاد كنيد. مي توانيد با Gmail يا Hotmail يك اكانت ايميل رايگان ايجاد كنيد ، اما از نام تجاري شما استفاده نخواهد كرد ، بنابراين از طرف مشتريان و مشاغل ديگر يك آدرس ايميل تجاري محسوب نمي شود.
3. آيا مي توانم از آدرس ايميل و مارك سفارشي من از برنامه هاي رايانه اي و ايميل موبايل استفاده كنم؟
بله ، مي توانيد از آدرس ايميل مشاغل خود با هر برنامه ايميل يا رايانه اي تلفن همراه استفاده كنيد. بسياري از اين برنامه ها مي توانند به طور خودكار تنظيمات نامه را تشخيص دهند. همچنين مي توانيد اين تنظيمات را از مستندات Bluehost يا G Suite دريافت كنيد.
4- آيا مي توانم در صورت نياز حساب كاربري ايميل رايگان من را به يك ارائه دهنده ديگر تغيير دهم؟
بله ، مي توانيد به هر سرويس ايميل ديگر ، ميزباني وب سايت يا ثبت دامنه تغيير كرده و آدرس ايميل تجاري خود را با خود ببريد.

مرحله 1. براي يك حساب G Suite ثبت نام كنيد
برنامه اوليه G Suite در هر ماه 5 دلار هزينه دارد. به شما امكان دسترسي به Gmail ، اسناد ، درايو ، تقويم و كنفرانس صوتي و تصويري با 30 گيگابايت فضاي ذخيره سازي ابري را براي هر كاربر مي دهد.
همچنين به يك نام دامنه نيز احتياج خواهيد داشت كه مي توانيد هنگام ثبت نام آن را خريداري كنيد. اگر قبلاً نام دامنه و وب سايت داريد ، مي توانيد از دامنه موجود خود با G Suite استفاده كنيد.
براي شروع كار ، به سادگي به وب سايت G Suite مراجعه كرده و روي دكمه شروع كار كليك كنيد.
با G Suite شروع كنيد
از صفحه بعدي از شما خواسته مي شود نام شغل خود ، تعداد كارمندان و كشور مورد نظر خود را وارد كنيد. فقط مي توانيد خود را براي 1 حساب كاربري انتخاب كنيد يا تعداد كارمندان را انتخاب كنيد.
نام و نام تجاري و كاربران را وارد كنيد
توجه: براي هر حساب كاربري هزينه اي دريافت مي كنيد ، بنابراين بهتر است از كوچك شروع كنيد. هميشه در صورت لزوم مي توانيد كاربران بيشتري اضافه كنيد.
براي ادامه روي دكمه بعدي كليك كنيد.
در مرحله بعد از شما خواسته مي شود تا اطلاعات تماس شخصي خود از جمله نام و آدرس ايميل خود را وارد كنيد.
اطلاعات مخاطب را وارد كنيد
پس از آن از شما خواسته مي شود نام دامنه را انتخاب كنيد. اگر از قبل نام دامنه داريد ، سپس روي "بله من يك موردي دارم كه مي توانم از آن استفاده كنم" كليك كنيد.
اگر دامنه نداريد ، براي ثبت نام دامنه روي "نه ، من به يكي از آنها نياز دارم" كليك كنيد.
نام دامنه را انتخاب كنيد
اگر شما نياز به ثبت نام دامنه جديد داريد ، براي ثبت نام دامنه جديد به طور جداگانه هزينه اي از شما دريافت مي شود. هزينه نام دامنه روي صفحه نمايش داده مي شود و معمولاً از 14.99 دلار شروع مي شود.
اگر از نام دامنه موجود استفاده مي كنيد ، بايد تأييد كنيد كه آن نام دامنه را داريد يا خير. ما به شما نشان خواهيم داد كه چگونه بعداً در اين مقاله اين كار را انجام دهيد.
پس از انتخاب نام دامنه از شما خواسته مي شود با وارد كردن نام كاربري و رمزعبور ، حساب كاربري خود را ايجاد كنيد.
اين نام كاربري همچنين اولين آدرس ايميل تجاري شما خواهد بود ، بنابراين بايد يك نام كاربري را كه مي خواهيد به عنوان آدرس ايميل تجاري خود انتخاب كنيد ، انتخاب كنيد.
ايجاد حساب كاربري
پس از آن يك پيام موفقيت آميز و يك دكمه براي ادامه راه اندازي خود مشاهده خواهيد كرد.
در ادامه با تنظيمات همراه باشيد
مرحله 2. تنظيم ايميل تجارت با G Suite
در اين مرحله با اضافه كردن كاربران و اتصال آن به وب سايت يا نام دامنه خود ، تنظيمات G Suite را كامل مي كنيد.
از صفحه تنظيمات خواسته مي شود افراد بيشتري را به حساب خود اضافه كنيد. اگر مي خواهيد براي كارمندان يا ادارات خود حساب هاي بيشتري ايجاد كنيد ، مي توانيد در اينجا انجام دهيد.
همچنين مي توانيد بر روي "من تمام آدرس هاي ايميل كاربر" را اضافه كرده و روي دكمه بعدي كليك كنيد.
به ياد داشته باشيد ، هميشه مي توانيد كاربران بيشتري را به حساب خود اضافه كنيد و در صورت لزوم آدرس ايميل خود را ايجاد كنيد.
كاربران را اضافه كنيد
اگر از G Suite با نام دامنه موجود استفاده مي كنيد ، از شما سؤال مي شود كه تأييد كنيد كه آن نام دامنه را داريد يا خير. براي انجام اين كار ، اكنون يك قطعه كد HTML را مشاهده خواهيد كرد كه بايد به وب سايت خود اضافه كنيد.
برچسب متا را كپي كنيد
روش هاي ديگري نيز براي تأييد مالكيت شما وجود دارد. مي توانيد با استفاده از برنامه FTP يا مدير فايل در داشبورد حساب ميزباني خود ، يك فايل HTML را در وب سايت خود بارگذاري كنيد.
اگر وب سايت نداريد ، مي توانيد از روش MX Record براي تأييد مالكيت نام دامنه خود استفاده كنيد. دستورالعمل هاي مرحله به مرحله را براي انجام اين كار پس از انتخاب اين روش مشاهده خواهيد كرد.
به خاطر اين مقاله ، ما فرض مي كنيم كه شما در حال حاضر يك وب سايت WordPress داريد ، و ما به شما نشان خواهيم داد كه چگونه مي توانيد قطعه تأييد كد HTML را در وردپرس اضافه كنيد.
ابتدا ، به قسمت سرور وب سايت وردپرس خود برويد تا افزونه Insert Headers and Footer را نصب و فعال كنيد. براي اطلاعات بيشتر ، به راهنماي مرحله به مرحله ما درباره نحوه نصب افزونه وردپرس مراجعه كنيد.
پس از فعال سازي ، به بخش تنظيمات »درج Headers و Footer برويد و كد HTML را كه از G Suite كپي كرده ايد ، در بخش" اسكريپت ها در هدر "قرار دهيد.
تأييد صحت سايت
فراموش نكنيد كه براي ذخيره تنظيمات خود ، روي دكمه "ذخيره" كليك كنيد.
اكنون به صفحه تنظيمات G Suite خود برگرديد و روي كادر تأييد كليك كنيد كه مي گويد "من برچسب متا را به صفحه اصلي خود اضافه كردم".
نام دامنه را تأييد كنيد
پس از آن از شما خواسته مي شود كه نامهاي دامنه خود را وارد كنيد تا ركورد هاي MX را ثبت كنيد. ما به شما نشان خواهيم داد كه چگونه در آينده انجام دهيد

منبع : آموزش كار با duplicator